Datenschutzhinweise zu
Online Meetings / Kollaboration.


Vorbemerkung / Erweiterte Gültigkeit

Diese Datenschutzhinweise zu Online-Meetings / Kollaborationen haben ergänzend zu unserer Datenschutzerklärung und zu unserem Impressum Gültigkeit.

Sie beziehen sich gleichermaßen auch auf alle Online-Meetings / Kollaborationen, die durch unsere Website und im Namen des Angebotes von "der-gruendungscoach.de" erfolgen.


Verantwortlicher
SAHhoch3 . Stephan Herwartz
Stephan Herwartz
Rheinweg 1
(Museumsmeile / UN-Campus)
53113 Bonn
info@sahhoch3.de
Fon. +49 228 2867995-0
Fax. +49 228 2867995-9

Impressum: https://www.sahhoch3.de/impressum/

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ oder "Microsoft-Teams" herunterzuladen oder - sofern gewollt - ein Konto einzurichten oder aufzurufen.

Sie können „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“-App/Anwendung eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind bei einigen Meetings die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ finden.


1. Zweck der Datenverarbeitung
Wir nutzen die Tools „Zoom“ und „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen sowie zur Kollaboration (nachfolgend: „Online-Meetings/Kollaborationen“).

„Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Inc., mit Sitz in den USA.

Die von uns genutzten Dienstleistungen / Services im Rahmen der Microsoft Office365-Lizensierungen werden in Europa (Luxemburg) oder Deutschland gehostet und verwaltet.


2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage von Online-Meetings / Kollaborationen innerhalb bestehender Vertragsverhältnisse oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf eine Anfrage/eine Vereinbarung einer betroffenen Person hin ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b) DSGVO.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung bezüglich anderer Online-Meetings / Kollaborationen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f) DSGVO.
Es besteht unsererseits das berechtigte Interesse, durch Beantwortung und/oder Bearbeitung Ihrer Anfragen eine Geschäftsbeziehung aufzubauen und Ihre Anliegen zu beantworten.


3. Unabhängigkeit vom Vertragsabschluss
Die Bereitstellung personenbezogener Daten durch Sie im Rahmen eines Online-Meetings / Kollaboration als Erst- oder Folgekontakt ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.
Sie ist nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich.

Sofern zwischen uns ein Vertrag geschlossen wurde oder noch wird, erhalten Sie eine zusätzliche Information bzw. gilt immer unsere Datenschutzerklärung, die grundsätzlicher Bestandteil des Vertrages ist und durch dessen Abschluss zur Kenntnis genommen, zugestimmt und angenommen wird.

Im Übrigen gilt:
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der SAHhoch3 . Stephan Herwartz verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings / Kollaborationen“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings / Kollaborationen“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

4. Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting / Kollaborationen“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Hinweis: Wir zeichnen unsere Online-Meetings grundsätzlich NICHT auf. Sollte es aus gegebenem Anlass sinnvoll bzw. notwendig sein, erfolgt VOR Beginn der Aufnahme ein Hinweis an alle Teilnehmer. Nach Start der Aufzeichnung erfolgt ein ZWEITER Hinweis an alle Teilnehmer, um deren Eiverständnis auch zu protokollieren.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting / Kollaborationen“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.


5. Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings / Kollaborationen“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ gespeichert werden.

Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.


Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.


6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Eine Offenlegung Ihrer Daten erfolgt generell oder unter bestimmten Umständen an:

- unsere eigenen Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen zur Beantwortung Ihres Anliegens

- unsere Auftragsdatenverarbeiter. Dies sind Personen oder Unternehmen, die für uns Ihre Daten verarbeiten, sich in einer gesonderten Vereinbarung zum Schutz Ihrer Daten verpflichtet haben und denen wir gegenüber bezüglich des Umgangs mit Ihren Daten weisungsbefugt sind.

- Im Übrigen gilt: Eine Weitergabe Ihrer Daten bspw. zum Zwecke der Dritt-Werbung o. ä. erfolgt nicht.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ oder „Microsoft bzw. Microsoft Teams“ vorgesehen/notwendig ist.

- An Personen/Institutionen, zu deren Ausgabe/Weitergabe wir rechtlich verpflichtet sind oder durch entsprechende Verfügungen verpflichtet werden.


7. Privacy-Shield, SSC und Auftragsverarbeitungsvertrag / Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Datenschutzhinweise von „Zoom“ und „Microsoft bzw. Microsoft Teams“:
Zoom:
Privacy Shield:
https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNkCAAW&status=Active

Standard-Schutzklausel (SCC):
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360000789323-Data-Processing-Addendum

Auftragsverarbeitungsvertrag: Im SSC enthalten


Microsoft:
Privacy Shield:
https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active

Auftragsverarbeitungsvertrag: Im Lizenzumfang 0ffice365 enthalten: http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?documenttype=OST&lang=German

Die von uns genutzten Dienstleistungen / Services im Rahmen der Microsoft Office365-Lizensierungen werden in Europa (Luxemburg) oder Deutschland gehostet und verwaltet.

Datenschutzerklärung:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Microsoft Trust Center:
https://www.microsoft.com/de-de/trust-center


8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden zu den oben genannten Zwecken solange gespeichert, wie dies für die Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (HGB, Abgabenordnung) oder gesetzlichen Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen.
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen.


9. Rechte von betroffenen Personen
Wenn im Einzelfall die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben natürliche Personen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die folgenden Rechte:

- Recht auf Auskunft über die vom Verantwortlichen verarbeiteten Informationen, die sich auf die jeweils betroffene Person beziehen (personenbezogene Daten)

- Recht auf Berichtigung unzutreffender personenbezogener Daten

- Recht auf Löschung personenbezogener Daten

- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung mit der Folge, dass personenbezogene Daten nur noch mit Einwilligung der betroffenen Personen oder zu ganz bestimmten Zwecken verarbeitet werden dürfen

- Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung, die vom Verantwortlichen auf ein berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. Satz 1 Buchstabe f) DSGVO gestützt werden
- Recht auf jederzeitigen Widerruf einer von der betroffenen Person erteilten Einwilligung zur Verarbeitung personen-bezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft

- Recht auf Übertragbarkeit der Daten, die dem Verantwortlichen von der betroffenen Person bereitgestellt wurden

- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Eine Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie auf folgender Internetseite: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
Zu den Aufsichtsbehörden, an die Sie sich wenden können, gehört auch die für uns zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.


10. Gültigkeit und Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese und die ergänzenden Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Webseite: https://www.sahhoch3.de/datenschutz.


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